Đào tạo phần mềm đã trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay dù bạn đang hoạt động trong lĩnh vực nào hay làm việc ở vị trí gì.
Tốc độ phát triển “chóng mặt” của công nghệ đã gia tăng áp lực lên vai các chuyên gia, buộc họ phải thành thạo các công cụ mới và cấu hình hệ thống phức tạp trong thời gian ngắn.
Do đó, nhiều lãnh đạo doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển sang hình thức đào tạo theo yêu cầu (on-demand training) vì tính linh hoạt cao, chi phí hợp lý, đặc biệt là nhân viên được tự do và tự chủ thời gian học. Nhìn chung, đây là một phương pháp tự học cực kỳ tiện lợi.
Đọc thêm bài viết chuyên sâu: Bạn có đang bỏ quên việc đào tạo cho nhân viên? ODT có phải là giải pháp?
Tuy nhiên, phương thức này lại đi kèm với một thách thức không ngờ tới. Nhân viên vẫn gặp vô vàn khó khăn khiến họ không tự tin khi sử dụng phần mềm, ngay cả sau khi đã dành thời gian để theo dõi chi tiết từng bước trong bài giảng. Điều này chứng tỏ đang có một khoảng cách giữa việc học lý thuyết suông và ứng dụng thực tế vào công việc hàng ngày.
Ông bà ta thường bảo “trăm nghe không bằng một thấy, trăm hay không bằng tay quen”. Chỉ “nhìn” mà không “chạm” sẽ chẳng bao giờ mang lại hiệu quả thực thụ.
Bạn quan tâm về chủ đề này? Hãy tìm hiểu thêm các bài viết chất lượng khác của TRG:
- Giới thiệu TRG Academy, nền tảng đào tạo theo yêu cầu đầu tiên của TRG dành cho người dùng cuối (end-user)
- Tối ưu hóa đào tạo và phát triển nhân viên trong kỷ nguyên số
- “Nhập môn” SunSystems Cloud cho người dùng mới
- 6 chiến lược để thu hút, gắn kết và giữ chân nhóm làm việc từ xa
Đào tạo theo yêu cầu (on-demand training) thực chất là gì?
Nhìn chung, on-demand training là một chiến lược đào tạo và phát triển nhân viên hiện đại, nhấn mạnh vào việc học tập chủ động, tương tác và thúc đẩy giải quyết vấn đề một cách trực diện. Phương pháp này cũng hay được biết đến qua những cách gọi khác như “học tập đúng lúc” (just-in-time learning) hoặc học tập không đồng bộ (asynchronous learning).
Mô hình này cho phép người học làm chủ hoàn toàn quá trình phát triển của bản thân bằng cách chủ động truy cập các khóa đào tạo bất cứ khi nào họ thấy thuận tiện nhất.
Đọc thêm:Muốn phát triển kỹ năng lãnh đạo? Bạn cần bước ra khỏi vùng an toàn!
Để việc đào tạo có thể thực sự tác động tích cực đến chất lượng của công việc và năng suất của nhân viên, tài liệu đào tạo cần phải đáp ứng 3 tiêu chuẩn vàng sau:
- Phản ánh chân thực các tình huống thực tế
- Được trình bày thông qua một giao diện bắt mắt, hấp dẫn và trực quan
- Và quan trọng nhất là phải cung cấp môi trường thực hành thực tế
Nếu thiếu đi một trong những yếu tố này, quy trình đào tạo sẽ trở nên vô thưởng vô phạt, không mang lại hiệu quả và đương nhiên là lãng phí ngân sách quý báu của doanh nghiệp.
Vì sao các doanh nghiệp lại ưu tiên lựa chọn on-demand training để đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm?
Cách tiếp cận linh hoạt, cá nhân hóa cao này khá phù hợp với nhu cầu đào tạo người dùng cuối về cách sử dụng phần mềm.
Khi các phần mềm quản trị kinh doanh hiện đại ngày một “thăng cấp” với tốc độ vũ bão, nhân viên là người luôn được kỳ vọng là sẽ nhanh chóng bắt kịp các xu hướng công nghệ mới, cập nhật những tính năng và thay đổi trong cấu hình của hệ thống. Điều này vô hình chung đã tạo nên áp lực không nhỏ, đặc biệt là với những nhân viên không mấy sành về công nghệ.
Đào tạo theo yêu cầu giúp giải quyết vấn đề này. Các chương trình đào tạo theo yêu cầu tiên tiến thường được cung cấp thông qua mô hình học tập vi mô (microlearning) thông minh, chia nhỏ nội dung bài học thành các nội dung ngắn, súc tích, cho phép người học tập trung cao độ vào các chức năng hoặc quy trình làm việc cụ thể mà mình cần, dễ dàng xem lại nội dung khi cần thiết.
Do đó, họ hoàn toàn không phải lãng phí thời gian cho các chủ đề mà họ đã nằm lòng, đồng thời cũng giúp người học tránh tình trạng quá tải thông tin.
Từ góc độ quản lý, mô hình đào tạo theo yêu cầu cũng là một giải pháp tiết kiệm vì loại bỏ các chi phí cố định như phí đi lại, ăn ở cho giảng viên, thuê mướn cơ sở vật chất và phân bổ nguồn nhân lực vận hành. Đồng thời, nó vẫn đảm bảo nhân viên vẫn được đào tạo đầy đủ và bài bản.
Đọc thêm:10 sai lầm của sếp khiến nhân viên nghỉ việc
5 thách thức thường gặp trong đào tạo phần mềm
Thách thức 1: Sự lệch pha nghiêm trọng giữa video đào tạo và thực tế tại nơi làm việc
Một trong những lý do chính khiến việc đào tạo phần mềm hiện nay thường đi vào ngõ cụt chính là vấn đề về “kịch bản đào tạo lý tưởng”.
Không ít video đào tạo chỉ chăm chăm trình bày các quy trình làm việc hoàn hảo, không hề có một lỗi nhỏ nào. Tuy nhiên, đời không như là mơ và thực tế thường phức tạp hơn thế rất nhiều, phổ biến nhất chính là sai lệch dữ liệu, hệ thống phản ứng chậm, các cảnh báo bất thình lình xuất hiện làm gián đoạn vận hành…
Khi chương trình đào tạo không phản ánh đúng với thực tế, nhân viên sẽ lúng túng, không biết nên phản ứng ra sao. Kết quả là những vấn đề nhỏ cũng có thể biến thành trở ngại lớn, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất tổng thể.
Đọc thêm cẩm nang:Hướng dẫn 4 bước đo lường mức độ hiệu quả của chương trình đào tạo trong doanh nghiệp
Thách thức 2: Thiếu một nơi thực hành an toàn
Kiến thức thực sự và sâu sắc chỉ có thể phát triển thông qua việc thực hành thực tế. Thách thức của điểm này chính là làm thế nào để nhân viên vượt qua nỗi sợ phạm phải sai lầm.
Việc thực hành trực tiếp trên các hệ thống cốt lõi (live system) có thể khiến nhiều người cảm thấy lo ngại bởi “sai một li là đi một dặm”, ấn nhầm một nút có thể dẫn đến những hậu quả tai hại cho dữ liệu công ty.
Do đó, nhiều nhân viên tỏ ra ngần ngại, né tránh việc khám phá hoặc thử nghiệm các tính năng mới. Thay vào đó, họ lựa chọn phương án an toàn hơn: tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn cũ hoặc chỉ xem video một cách thụ động mà không thực hành. Hành vi né tránh này dần dà sẽ trở thành “trở ngại tâm lý” mỗi khi nhân viên sử dụng phần mềm.
Thách thức 3: Tiếp thu một chiều, thụ động
Ngoài việc thiếu đi khâu thực hành trực tiếp, nếu quy trình đào tạo thiếu vắng các yếu tố tương tác, chẳng hạn như các câu hỏi trắc nghiệm vui, các “trạm dừng” để kiểm tra kiến thức nhanh hoặc các bài toán dựa trên tình huống thực tế… thì khóa học sẽ cực kỳ khô khan, lặp đi lặp lại và dễ gây nhàm chán.
Người học sẽ rơi vào chế độ tiếp thu thụ động khiến ngay cả những nội dung được cấu trúc bài bản nhất cũng khó mà đọng lại trong trí nhớ của họ.
Thách thức 4: Lộ trình rập khuôn, một màu
Một lý do lớn khác khiến các chương trình đào tạo phần mềm theo yêu cầu không mang lại quả ngọt chính là lựa chọn sai nền tảng đào tạo.
Nhiều nền tảng hiện nay vẫn áp dụng phương pháp rập khuôn, cung cấp nguyên xi một gói khóa học tiêu chuẩn cho tất cả người học dù vai trò, vị trí của họ có là gì. Hệ quả là người học bị choáng ngợp với lượng thông tin cần tiếp thu dù chúng không hề liên quan đến công việc của họ, trong khi các chức năng nghiệp vụ cốt lõi hoặc các kỹ năng quan trọng mà họ thực sự cần để hoàn thành tốt công việc hàng ngày thì lại bị phớt lờ hoặc lướt qua.
Thách thức 5: Cuộc đua marathon để bắt kịp sự thay đổi chóng mặt của công nghệ
Đây có lẽ là bài toán hóc búa, gây đau đầu nhất đối với mọi nhà lãnh đạo doanh nghiệp khi lựa chọn các chương trình đào tạo phần mềm theo yêu cầu.
Công nghệ luôn thay đổi và các nhà sản xuất phần mềm thường xuyên tung ra các bản cập nhật, nâng cấp tính năng mới liên tục. Tuy nhiên, ngặt một nỗi là nhiều nền tảng đào tạo online hiện nay lại không theo kịp tốc độ thay đổi này.
Điều này có nghĩ là khi nhân viên của bạn đã hoàn thành xong khóa học thì họ lại không thể áp dụng kiến thức mới vì giao diện phần mềm đã thay đổi. Vì vậy, họ rất có thể “lười” tìm hiểu và sử dụng hệ thống, không thể phát huy tối đa tiềm năng mà giải pháp hứa hẹn sẽ mang lại cho doanh nghiệp.
Học theo cách của bạn với TRG Academy
Được xây dựng dựa trên 30+ năm kinh nghiệm thực chiến trong việc triển khai giải pháp, bảo trì hệ thống và đào tạo người dùng chuyên sâu cho hàng ngàn khách hàng toàn cầu, TRG Academy ra đời mang đến các khóa đào tạo trực tuyến, theo yêu cầu, dành riêng cho người dùng cuối (end-user) của các giải pháp Infor SunSystems, Infor OS, Infor EPM, v.v.
TRG Academy nhắm đến giải quyết triệt để các thách thức cốt lõi của đào tạo phần mềm thông qua:
- Môi trường mô phỏng thực hành thực tế: Người học “mài giũa” các kỹ năng cơ bản thông qua các bài học và bài tập trực quan, sinh động, cho phép họ tự tin thực hành và thử nghiệm mọi tính năng trước khi áp dụng vào thực tế.
- Trải nghiệm học tập tương tác cao: Tích hợp các bài kiểm tra ngắn, thú vị, chứng chỉ công nhận hoàn thành khóa học và hệ thống tài liệu thực hành phong phú giúp người học luôn giữ vững “ngọn lửa” hứng thú.
- Lộ trình học tập có chọn lọc: TRG Academy cung cấp nhiều lộ trình học tập khác nhau tùy theo vai trò của người học (role-based learning), đảm bảo bạn chỉ học những chương trình phù hợp nhất, gắn liền với trách nhiệm và công việc hằng ngày.
- Nội dung cập nhật, được dẫn dắt bởi chuyên gia: Toàn bộ các khóa học của TRG Academy được biên soạn tỉ mỉ bởi các chuyên gia tư vấn hàng đầu, những người trực tiếp triển khai hệ thống. Chúng tôi liên tục cập nhật và làm mới thư viện bài học để bắt kịp các bản cập nhật phần mềm mới nhất.
Tìm hiểu thêm về cách tối ưu đào tạo cho người dùng cuối cùng với TRG Academy
Biến đào tạo thành khoản đầu tư sinh lời thực sự
Tóm lại, mô hình đào tạo theo yêu cầu hứa hẹn mang lại vô vàn tiềm năng cho không chỉ cho từng cá nhân mà còn cho cả doanh nghiệp. Nhưng nếu chỉ có phương pháp đào tạo linh hoạt thôi thì chưa đủ để làm nên chuyện.
Để biến việc đào tạo thành một khoản đầu tư thực sự sinh lời, người học không chỉ cần một chương trình giảng dạy được thiết kế bài bản mà còn cần môi trường thực hành sát với thực tế, trải nghiệm học tập có tính tương tác cao.
Bằng cách giải quyết triệt để những thiếu sót cốt lõi này, doanh nghiệp có thể tự tin biến mô hình đào tạo theo yêu cầu từ một lựa chọn nhằm tiết kiệm chi phí thuần túy trở thành một giải pháp thiết thực để “nâng cấp” nhân sự, khuyến khích họ đón nhận hệ thống và tận dụng chúng để thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp trong dài hạn.
